2º estágio - Como usar o seu tempo

O melhor modo para melhorar a utilização do seu tempo é verificar como ele vem sendo utilizado.

Alguns importantes itens que devem ser observados em seus relatórios diários:

Decisões sobre assuntos importantes;
Conversas telefônicas que se estendem demasiadamente;
Períodos de interrupções constantes;
Concentração em assuntos poucos importantes;
Períodos de “escravidão ao papel”, onde se manuseiam muitos papéis sem importância;
Falta de tempo para pensar e planejar, ficando escravo da rotina;
Períodos de grandes atividades consertando ou refazendo atividades anteriores.

Para efetivamente avaliar a utilização do tempo, é necessário questionar o efetivo uso do mesmo.

Quanto tempo reservar para cada tarefa?

O trabalho tende a adaptar-se ao tempo disponível ou alocado para ele. Se você reservar uma hora para um determinado trabalho, terá mais chances de terminar o trabalho dentro desse prazo.
Exemplo: Se no dia seguinte você reservar três horas para realizar o mesmo trabalho, a tendência é que o trabalho te ocupe exatamente às três horas, da mesma forma que ocupou àquela hora no dia anterior.
Defina a quantidade de horas e datas para conclusão das tarefas, provavelmente com o tempo, você encontrará uma forma de fazer a mesma tarefa dentro de um prazo menor estabelecido por você a sua produtividade aumentará.

Dividindo a sua rotina em lotes.

A divisão em categorias e o agrupamento de tarefas reduzem o desperdício e o deslocamento. Organize as tarefas e informações semelhantes em pilhas ou lotes. Assim, executando um tipo de tarefa especifica por vez reduzirá o tempo de conclusão uma vez que as adaptações necessárias a cada tarefa se reduzirão somente ao numero de lotes que você criou executando cada tarefa de forma mais eficiente.
Logo, você notará que o trabalho em agrupamento de tarefas permite que você se prepare e se organize para resolver ele de uma só vez, ao invés de ter de fazê-lo várias vezes se o trabalho for feito aleatoriamente.