1º estágio - Como organizar sua carga de trabalho

ORGANIZAR UMA AGENDA DO TEMPO.

Só existe um meio eficaz para se avaliar com precisão como você passa seus dias nesta Terra. Vamos tentar? Se não, tudo bem! Se sim, leia o próximo parágrafo.

Anote em uma folha qualquer (pode ser aquela de rascunho, a bolinha de papel do seu gato ou até um pedaço de papel higiênico, vale tudo!) tudo o que você fez no dia. De preferência que seja como uma agenda, ou como um diário caso você seja uma garota.

Dimensione exatamente o percentual de tempo utilizado em cada tipo de atividade. Está cientificamente comprovado por algum cientista da NASA, pelo Isaac Newton ou até por mim, que não podemos controlar o nosso tempo se não sabemos exatamente como o estamos utilizando.

Como assim?

Explico:

Humildemente declaramos a todos os que possuem ouvidos e a mínima capacidade de entender é que sabemos como utilizamos o nosso tempo e que os dias são mais curtos e somos muito ocupados para aproveitá-los. Certo? Não, não está!

A idéia mais simples é que para utilizar bem o tempo necessitamos priorizar as tarefas realmente importantes e que nos trazem maiores resultados, são exatamente aquelas tarefas que sempre deixamos para executar depois das mais fáceis!

Avaliar de forma correta como utilizamos nosso tempo é o primeiro passo que devemos dar, e após isso se perguntar:

Os resultados seriam melhores se eu passasse o meu tempo trabalhando em outra atividade? Como eu poderia executar as tarefas mais importantes com mais freqüência e eficiência?

Uma grande dica:

O seu maior inimigo no ambiente de trabalho é justamente aquele cara legal que senta na baia do lado e vive te passando aqueles serviços bacanas que não tem nada a ver com a sua atividade principal (aquela pequena coisinha chamada foco), mas que você faz porque é difícil falar não para um cara legal.

Este é o tipo de atitude deve ser evitada, e todo o serviço deve ser retornado a pessoa que realmente deve dar continuidade a esta tarefa. Para evitar conflitos, responda na mesma correspondência e devolva imediatamente.

Evite dar respostas como: “Vou ver e lhe retorno depois!” Ou, “Assim que tiver um retorno lhe informo!”. Dê as informações necessárias já no momento para que a pessoa mesmo pesquise sozinha! Não atue como intermediário de nada.

Outro “pequeno” gigante detalhe são as coisas em cima da sua mesa, não a faça de caçamba, mande o entulho embora e deixe na mesa apenas a tarefa determinada para aquele momento.

Isso também vale para as tarefas na caixa de emails e na secretária eletrônica, procure ler seus e-mails e fazer suas ligações todas de uma vez em alguns períodos determinados em seu dia, ou na sua lista de tarefas.