1º estágio - Como organizar sua carga de trabalho

ORGANIZAR UMA AGENDA DO TEMPO.

Só existe um meio eficaz para se avaliar com precisão como você passa seus dias nesta Terra. Vamos tentar? Se não, tudo bem! Se sim, leia o próximo parágrafo.

Anote em uma folha qualquer (pode ser aquela de rascunho, a bolinha de papel do seu gato ou até um pedaço de papel higiênico, vale tudo!) tudo o que você fez no dia. De preferência que seja como uma agenda, ou como um diário caso você seja uma garota.

Dimensione exatamente o percentual de tempo utilizado em cada tipo de atividade. Está cientificamente comprovado por algum cientista da NASA, pelo Isaac Newton ou até por mim, que não podemos controlar o nosso tempo se não sabemos exatamente como o estamos utilizando.

Como assim?

Explico:

Humildemente declaramos a todos os que possuem ouvidos e a mínima capacidade de entender é que sabemos como utilizamos o nosso tempo e que os dias são mais curtos e somos muito ocupados para aproveitá-los. Certo? Não, não está!

A idéia mais simples é que para utilizar bem o tempo necessitamos priorizar as tarefas realmente importantes e que nos trazem maiores resultados, são exatamente aquelas tarefas que sempre deixamos para executar depois das mais fáceis!

Avaliar de forma correta como utilizamos nosso tempo é o primeiro passo que devemos dar, e após isso se perguntar:

Os resultados seriam melhores se eu passasse o meu tempo trabalhando em outra atividade? Como eu poderia executar as tarefas mais importantes com mais freqüência e eficiência?

Uma grande dica:

O seu maior inimigo no ambiente de trabalho é justamente aquele cara legal que senta na baia do lado e vive te passando aqueles serviços bacanas que não tem nada a ver com a sua atividade principal (aquela pequena coisinha chamada foco), mas que você faz porque é difícil falar não para um cara legal.

Este é o tipo de atitude deve ser evitada, e todo o serviço deve ser retornado a pessoa que realmente deve dar continuidade a esta tarefa. Para evitar conflitos, responda na mesma correspondência e devolva imediatamente.

Evite dar respostas como: “Vou ver e lhe retorno depois!” Ou, “Assim que tiver um retorno lhe informo!”. Dê as informações necessárias já no momento para que a pessoa mesmo pesquise sozinha! Não atue como intermediário de nada.

Outro “pequeno” gigante detalhe são as coisas em cima da sua mesa, não a faça de caçamba, mande o entulho embora e deixe na mesa apenas a tarefa determinada para aquele momento.

Isso também vale para as tarefas na caixa de emails e na secretária eletrônica, procure ler seus e-mails e fazer suas ligações todas de uma vez em alguns períodos determinados em seu dia, ou na sua lista de tarefas.

2º estágio - Como usar o seu tempo

O melhor modo para melhorar a utilização do seu tempo é verificar como ele vem sendo utilizado.

Alguns importantes itens que devem ser observados em seus relatórios diários:

Decisões sobre assuntos importantes;
Conversas telefônicas que se estendem demasiadamente;
Períodos de interrupções constantes;
Concentração em assuntos poucos importantes;
Períodos de “escravidão ao papel”, onde se manuseiam muitos papéis sem importância;
Falta de tempo para pensar e planejar, ficando escravo da rotina;
Períodos de grandes atividades consertando ou refazendo atividades anteriores.

Para efetivamente avaliar a utilização do tempo, é necessário questionar o efetivo uso do mesmo.

Quanto tempo reservar para cada tarefa?

O trabalho tende a adaptar-se ao tempo disponível ou alocado para ele. Se você reservar uma hora para um determinado trabalho, terá mais chances de terminar o trabalho dentro desse prazo.
Exemplo: Se no dia seguinte você reservar três horas para realizar o mesmo trabalho, a tendência é que o trabalho te ocupe exatamente às três horas, da mesma forma que ocupou àquela hora no dia anterior.
Defina a quantidade de horas e datas para conclusão das tarefas, provavelmente com o tempo, você encontrará uma forma de fazer a mesma tarefa dentro de um prazo menor estabelecido por você a sua produtividade aumentará.

Dividindo a sua rotina em lotes.

A divisão em categorias e o agrupamento de tarefas reduzem o desperdício e o deslocamento. Organize as tarefas e informações semelhantes em pilhas ou lotes. Assim, executando um tipo de tarefa especifica por vez reduzirá o tempo de conclusão uma vez que as adaptações necessárias a cada tarefa se reduzirão somente ao numero de lotes que você criou executando cada tarefa de forma mais eficiente.
Logo, você notará que o trabalho em agrupamento de tarefas permite que você se prepare e se organize para resolver ele de uma só vez, ao invés de ter de fazê-lo várias vezes se o trabalho for feito aleatoriamente.

3º estágio - Superando o adiamento

O adiamento é o maior consumidor do seu tempo livre, principalmente em seu local de trabalho. Uma pessoa que costuma adiar as coisas usa muito o lema da desorganização “eu não tenho muito tempo”, para mim isso não passa de uma desculpa comum.

As pessoas são muito inteligentes e engenhosas para adiar as tarefas, tem tempo para pensar em milhões de desculpas do tipo: “Eu acho que eles disseram que não estariam aqui hoje, então eu não liguei." "Não é tão importante." A lista de desculpas e motivos pelos quais uma tarefa não pode ser concluída é interminável.

Se você costuma adiar, a mudança de atitude para o “Faça Agora” será um elemento chave para identificar onde existe adiamento nos seus hábitos profissionais e a superá-los.

Seja tão inteligente para concluir as tarefas quanto o é para adiá-las. Seja forte e persista até encontrar a solução para cada um de seus problemas e tarefas sem adiá-las. É na conclusão das tarefas que deve se concentrar o seu foco e não nas desculpas que vai dar por não ter concluído ainda.

As oito dicas para superar o adiamento (fonte: ALEXANDER, Roy. GUIA PARA A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO, Rio de Janeiro: Campus, 1994. 147 p.)

1) Faça agora e fará uma vez somente:

Leia e aja. Não fique lendo e relendo para fazer uma ação.

2) Clareie a sua mente:

Programe o que você vai fazer e realmente faça ou esqueça o que você não vai fazer. Não postergue nada.

3) Resolva os problemas enquanto eles são pequenos:

Caso contrário seus problemas crescerão e consumirão mais tempo.

4) Diminua as interrupções desnecessárias:

Isso o ajudará a ser mais produtivo.

5) Coloque os atrasos em dia:

Os trabalhos atrasados criam o seu próprio trabalho extra.

6) Comece a operar visando o futuro e não o passado:

Trabalhe sempre de forma preventiva, antecipando-se.

7) Pare de se preocupar:

O grande dano do adiamento é o cansaço mental e psíquico que isso causa.

8) Agora sinta-se melhor em relação a si mesmo:

A conclusão de tarefas evita o estresse e a ansiedade e traz mais autoconfiança e auto-respeito.

“You miss 100% of the shots you don't take.” Wayne Gretzky